質(zhì)量會(huì)議，是質(zhì)量經(jīng)理人的日常工作之一，而且是經(jīng)常召開�？墒请S著工作的深入，很多供應(yīng)商內(nèi)部的質(zhì)量會(huì)議會(huì)慢慢都流于形式，沒有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展，為了開會(huì)而開會(huì)。

 

　　如何組織一場高質(zhì)量的質(zhì)量會(huì)議？今天跟大家分享九個(gè)原則，希望能幫到各位。

 

1、凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備

 

　　永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，臨時(shí)會(huì)議也需要心里考慮，會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本，會(huì)議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場集體謀殺。這話聽起來有點(diǎn)冠冕堂皇，然而事實(shí)如此，只是企業(yè)多數(shù)是“差不多主義”。

 

　　重大的會(huì)議有事先檢查制度，沒有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。

 

　　某些會(huì)議前，有必要把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開始思考。

 

2、凡是會(huì)議，必有主題

 

　　開會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的，會(huì)議報(bào)告前3頁P(yáng)PT必須顯示會(huì)議主題。

 

　　沒有主題和流程的會(huì)議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。

 

　　會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。

 

3、凡是會(huì)議，必有紀(jì)律

 

　　開會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任，因此主持人必須合適），在會(huì)議前先宣布會(huì)議紀(jì)律，對于遲到要處罰，對于會(huì)議上不安流程進(jìn)行要提醒，對于發(fā)言帶情緒要提醒，對于開小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

 

4、凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程

 

　　在會(huì)議之前明確清楚的會(huì)議議程，會(huì)議運(yùn)營人員要在會(huì)前做說明，使得參會(huì)人員了解目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。

 

　　每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。

 

5、凡是會(huì)議，必有結(jié)果

 

　　開會(huì)的目的就是解決問題，會(huì)議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對大家時(shí)間的浪費(fèi)，所以，會(huì)議監(jiān)督人員有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5-2H以內(nèi)。

 

　　會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。

 

　　會(huì)議的決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。

 

　　沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

 

6、凡是會(huì)議，必有訓(xùn)練

 

　　把培訓(xùn)看成是節(jié)約時(shí)間成本的投資，讓員工快速成長。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯(cuò)，提示技能，本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。有專門針對如何開會(huì)的培訓(xùn)，對每個(gè)層級的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”，許多公司缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會(huì)場匯報(bào)等的。

 

　　這些必要的訓(xùn)練，會(huì)讓企業(yè)的會(huì)議變得高效。

 

　　開會(huì)難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會(huì)影響開會(huì)的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會(huì)化險(xiǎn)為夷。

 

　　例如：要盡量做到在會(huì)上公開稱贊、私下批評，在會(huì)中要做到就事論事，對事不對人，爭論時(shí)也要尊重別人，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別 人的自尊，特別是有上級人員參加時(shí)更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。

 

7、凡是開會(huì)，必須守時(shí)

 

　　設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間。

 

　　開會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對每個(gè)議程定大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。

 

　　如果一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

 

8、凡是開會(huì)，必有記錄

 

　　一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中 明確說明，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，由于會(huì)議沒有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開會(huì)沒有意義，直接影響其不想主持開會(huì)或者參與開會(huì)。

 

9、“散會(huì)不追蹤，開會(huì)一場空”。

 

　　加強(qiáng)稽核檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。

 

　　很多管理人員都沒有這樣的意識(shí)和習(xí)慣，高層也缺乏這樣的要求。

 

　　最后請記住三個(gè)簡單卻很有意義的公式

 

　�、� 開會(huì)+不落實(shí)=零

 

　�、� 布置工作+不檢查=零

 

　　③ 抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。